Firme personalizzate e disclaimer in Exchange Server

Exchange Server 2010 e seguenti ci permettono di aggiungere alle mail, tramite le Transport Rules, i disclaimer aziendali (cioè le liberatorie, o avvisi di non responsabilità) e le firme personalizzate degli utenti (quelle che molto spesso si lasciano inserire personalmente agli utenti dai loro Outlook, senza averne quindi un controllo centralizzato).

Sia i disclaimer che le firme possono essere ottimamente personalizzati, in quanto Exchange 2010 ci permette di utilizzare le seguenti caratteristiche al loro interno :

  • Testo semplice
  • Testo formattato con i tag HTML o con gli stili CSS
  • Immagini
  • Attributi in Active Directory degli utenti
  • Separatori di linea

La lunghezza massima del testo digitato nella Transport Rules è di 5000 caratteri, comprensivi di qualungue tag HTML o stile CSS.   E’ possibile creare 2 transport rule, una che appone le firme e una che aggiunge il disclaimer, oppure configurare tutto in una sola.

L’utilità di poter utilizzare gli attributi di Active Directory nel testo della Transport Rule, è proprio quella di poter far generare ad Exchange le firme personalizzate degli utenti.  Ecco la lista completa degli attributi utilizzabili per le firme, in stretto ordine alfabetico :

  • City
  • Company
  • Country
  • CustomAttribute1 – CustomAttribute15
  • Department
  • DisplayName
  • Email
  • FaxNumber
  • Firstname
  • HomePhoneNumber
  • Initials
  • LastName
  • Manager
  • MobileNumber
  • Notes
  • Office
  • OtherFaxNumber
  • OtherHomePhoneNumber
  • OtherPhoneNumber
  • PageNumber
  • PhoneNumber
  • POBox
  • State
  • Street
  • Title
  • UserLogonName
  • ZipCode

N.B. : i “Custom Attribute” da 1 a 15 sono assegnati a tutti gli utenti di Active Directory, una volta che si installa Exchange 2010 nella rete.   Sono visibili nella console di Exchange, nel tab “General” delle proprietà delle Mailbox di un utente, per gli utenti dotati di una mailbox;   mentre, per gli utenti senza mailbox, sono visibili in Adsiedit.msc oppure nel tab “Attribute Editor” nelle proprietà degli utenti, una volta attivata la visualizzazione delle “Advanced Features” nella console “Active Directory Users and Computers”.    Nell’”Attribute Editor”, i Custom Attributes sono visualizzati come “ExtensionAttribute1..15″.    Sono utilizzabili per assegnare agli utenti ulteriori attributi customizzati, a scelta degli amministratori.   Questi attributi possono poi essere usati per eseguire ricerche mirate, o, nel nostro caso, per formattare a piacimento le firme personali nelle mail.

Vediamo come effettuare la creazione di una Transport Rule che inserisca in automatico le firme personali degli utenti, limitatamente alle mail in uscita verso Internet.

Naturalmente, se si decide di utilizzare Exchange per inserire le firme, si dovrebbe vietare agli utenti di poterlo fare personalmente nel proprio Outlook.  La disattivazione delle firme di Outlook è impostabile con dei semplici settaggi di Group Policy, una volta importati nelle vostre GPO i Template Amministrativi di Office, e nella giusta versione (Office 2003, o 2007, o 2010, o tutti).

Ecco come realizzare la Transport Rule su un Exchange Server 2010, ma le procedure sono facilmente adattabili anche a Exchange 2013/2016, con le opportune differenze a causa delle nuove console web.

Si lancia il wizard di creazione della Transport Rule nella sezione “Organization Configuration\Hub Transport” della console di Exchange 2010  (Fig. 1) :

1tr.JPG    Fig. 1

Si imposta come condizione quella di intercettare solo le mail in uscita verso Internet (Fig. 2) :

2tr.JPG    Fig. 2

Si sceglie come azione “Append disclaimer text and fallback to action if unable to apply”, inserendo nella finestra “Disclaimer text” l’opportuna sintassi formattata HTML e contenente gli attributi di Active Directory scelti (Fig. 3) :

3tr.JPG    Fig. 3

Si completa il wizard di creazione.  Notare il riassunto finale, che riporta per intero la sintassi HTML (Fig. 4) :

4tr.JPG    Fig. 4

Riporto anche qua sotto, per intero, il codice di esempio inserito nella Transport Rule :

<hr>
<br>
<b>%%DisplayName%%</b><br>
<font size=2>
%%Department%%<br>
%%Company%%<br>
%%Street%%<br>
%%zipcode%%  %%city%%<br>
%%State%%  –   %%CustomAttribute2%%<br>
%%CustomAttribute1%%<br>
%%email%%<br>
Tel   : %%Phone%%<br>
Fax : %%Fax%%
<br>
<hr>
</font>

E’ un esempio di formattazione HTML con utilizzo di alcuni attributi di Active Directory (gli attributi devono sempre essere indicati col simbolo %% inserito prima e dopo il loro nome).

Utilizzando questo codice, la firma sarà composta da :

  • Una linea di separazione (tag <hr>) per staccarsi dal corpo della mail
  • Il nome completo dell’utente in grassetto (tag <b>)
  • In carattere più piccolo (font size=2) le seguenti informazioni :
    • Dipartimento di appartenenza (o carica ricoperta in azienda)
    • Nome Azienda
    • Indirizzo
    • Codice postale e Città
    • Provincia (%%state%%) e nazione (inserita nel CustomAttibute2)
    • Sito web aziendale (inserito nel CustomAttribute1)
    • Indirizzo di posta
    • Telefono
    • Fax
  •  Una ulteriore linea di separazione, per staccarsi dall’eventuale successivo disclaimer da inserire

Ovviamente, tutti gli attributi utilizzati nelle variabili devono essere opportunamente compilati nelle proprietà di tutti gli utenti : se Exchange trova qualcuno degli attributi non compilati, lascerà in bianco la relativa variabile nella firma personalizzata, e questo può comportare effetti estetici indesiderati.

Nelle figure seguenti, ecco i vari attributi compilati nelle proprietà degli utenti (Figg. 5,6,7) :

attribprinc1.JPG    Fig. 5

attribprinc2.JPG    Fig. 6

custattr.JPG    Fig. 7

In Fig. 8 ecco invece l’estetica della firma, una volta eseguito un tentativo di spedizione da un client di posta :

editofinale.JPG    Fig. 8

Si può procedere anche all’aggiunta del disclaimer al di sotto della firma di ogni utente, dopo la seconda linea di separazione.  Nel mio esempio, utilizzerò una seconda transport rule dedicata allo scopo, con priorità più alta rispetto alla precedente.

Procedo con la creazione (Fig. 9) :

1dsc.JPG    Fig. 9

La Transport Rule filtrerà sempre le mail destinate all’esterno dell’organizzazione (Fig. 10) :

2dsc.JPG    Fig. 10

Si sceglie sempre come azione “Append disclaimer text and fallback to action if unable to apply”, inserendo nella finestra “Disclaimer text” l’opportuna sintassi formattata HTML (Fig. 11).   L’azione “fallback to wrap” impostata per default, controlla la casistica in cui la transport rule potrebbe non riuscire ad inserire il disclaimer nella mail, per esempio quando la mail è firmata digitalmente.  In quel caso, il disclaimer è inserito in una sorta di involucro (”wrap”) allegato alla mail :

3dsc.JPG    Fig. 11

La transport rule è creata (Fig. 12) :

4dsc.JPG    Fig. 12

Riporto qua sotto il testo formattato HTML, puramente esemplificativo, inserito nella transport rule :

<HTML>
<h6>
<BODY>
<P>Le informazioni contenute in questo messaggio e gli eventuali allegati sono riservati e destinati esclusivamente ad uno o più specifici destinatari sopra indicati.
</P>
</BODY>
</h6>
</HTML>

Questo semplice codice inserisce il testo del disclaimer in un unico paragrafo, utilizzando un formato di carattere molto piccolo e simil-grassetto (quello garantito dal tag HTML <h6>).

Regolare la priorità della nuova transport rule in modo che risulti superiore a quella che aggiunge la firma personalizzata (altrimenti firme e disclaimer risulterebbero invertiti nelle mail!) (Fig. 13) :

5dsc.JPG    Fig. 13

Ecco il nuovo risultato dopo l’invio di una mail di prova (Fig. 14) :

provafir-disc.JPG    Fig. 14

 

In conclusione, segnalo anche due importanti limitazioni a cui, per ora, è soggetta questa tecnica.  Mi aspetto migliorie da parte del team di sviluppo di Exchange, almeno nel prossimo Service Pack 2 :

  1. Exchange non è in grado di riconoscere se una firma o un disclaimer sono già stati inseriti in una mail.  Ciò comporta che, in una serie di mail “andata e ritorno” facenti parte di una discussione, firma e/o disclaimer saranno inseriti nelle mail in uscita ad ogni risposta dell’utente interno
  2. Exchange aggiunge firme e/o disclaimer in fase di trasporto, cioè quando la mail è già in fase di routing verso l’esterno.  Per questo motivo, quando ci troviamo nella casistica del punto 1, l’ulteriore “bruttezza” estetica è che firma e/o disclaimer saranno aggiunti sempre in fondo alle mail : quindi avremo tutti i corpi delle mail nella parte superiore del quadro di lettura, e tutte le firme e/o disclaimer nella parte inferiore.

La casistica del punto 1 potrebbe essere alleviata chiedendo alla transport rule di controllare se in una mail viene inserito davanti al soggetto il termine “R:” (ciò che un client di posta in lingua italiana inserisce in automatico quando rispondete ad una mail), e in quel caso di omettere l’inserimento di firma e/o disclaimer.   La soluzione è comunque poco significativa, in quanto potrebbe portare a dei falsi positivi (per esempio nel caso di inserimento “voluto” da un utente del termine “r:” nel soggetto di una mail);  inoltre, per le aziende multinazionali con client di posta in diverse lingue, sarebbe ulteriormente scomodo.

Ulteriori piccole limitazioni e la mancanza di un facile wizard dedicato alla creazione di firme e/o disclaimer, possono ancora far preferire ad un’azienda l’utilizzo di software di terze parti dedicato allo scopo.

Vi avviserò in futuri post di eventuali migliorie della tecnica implementate dal team di sviluppo :-)

Stay tuned!!  :-)

 

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